Kristýna Stoklásková pomáhá šéfům vybrat a vyškolit asistentky. Mám ráda neobvyklé nápady a Kristýna mě svým nadšením a přehledem přesvědčila, že ji práce moc baví. Zajímá vás, co Šéfův svět obnáší a jak by mohl pomoci právě vám?

Pomáhám šéfům a asistentkám růst

( autorka: Markéta Henzlová)  

Dobrý den, Kristýno, co znamená Šéfův svět? Co si mám pod tím představit?

www.sefuvsvet.cz usnadňuje práci šéfům ve věcech, které jsou nezastupitelné a které musí dělat jedině oni sami. Já jsem odborník na svět asistentek a snažím se jim v této odbornosti pomoci. Asistentka usnadňuje šéfovi práci. Já jsem byla asistentka, byla jsem i šéfem a jednu asistentku jsem si vychovala a jsem doteď na ní moc pyšná. A na tom jsem postavila svou podnikatelskou ideu.

Na začátku musí být nastaven proces, kdy se s šéfem pravidelně vídají. A pak pomocí mentoringu a koučinku s asistentkou pracuji tak, aby byla samostatná a dělala věci sama.

Mentorku děláte Vy?

Ano, dělám mentoring i koučink, dva roky jsem certifikovaným koučem. Nastavíme současný stav a kde bychom za určitý čas chtěli být. Šéf řekne své dva cíle, kde by chtěl, aby jeho asistentka za určitou dobu byla. A asistentka si také stanoví svůj cíl, aby cítila svou angažovanost. A pak pracujeme na cílech a vizi, na předávání mého know how.

Pojďme si to konkrétně představit: Najdu si Vaše stránky www.sefuvsvet.cz, zavolám a řeknu: "Kristýno, odešla mi schopná asistentka, potřebuji pomoct."

Přesně tak a je dobře, že jste se o tom zmínila. Jsou dva druhy šéfů: Jeden asistentku nemá nebo je s ní nespokojený a chce to změnit. A pak je šéf, který asistentku má a je s ní spokojený, ale cítí, že by ji chtěl posunout dál. A jako benefit jí dá koučink.

Pokud šéf asistentku nemá, já mu ji pomůžu najít. Spolupracuji s jednou personální agenturou, jeden měsíc ji společně hledáme a druhý měsíc ji doprovázím na pracovišti. Nastavíme si pondělní priority, kdy si se šéfem řekne, co je nejdůležitější. V pátek je zpětná vazba, kde shrnujeme, co se povedlo. Ve středu je obvykle koučink s asistentkou a takhle pracujeme celý měsíc. Díky koučovacím metodám se asistentka naučí zpracovat své dilema a ví, jak na to.

Dejme tomu, že jsem asistentka, která přijde první den do práce a Vy tam se mnou budete celých osm hodin?

Ne, nebudu tam celých osm hodin. Potkáme se v pondělí, kdy společně se šéfem nastavíme priority, které budeme v tom týdnu dělat. Ve středu si pak na koučinku řekneme, kde byste za jeden až dva měsíce chtěla být. Dejme tomu, že chcete zlepšit komunikaci, time management a prioritizaci. Každý den mi pak pošlete SMS, ve které jsou tři body, které ten den uděláte. V pátek si pak sedneme společně na zpětnou vazbu, abychom posilovaly to, co se povedlo. Důležité je, abychom si hned na začátku vyjasnily naše role. Asistentky by mohly mít pocit, že já jsem ta, která je každý den kontroluje. Ale já se snažím předat své znalosti tak, aby ony byly perfektní a dokonalé a aby to šéfovi pomohlo. Já se jim snažím pomoci a šéfovi usnadnit práci.

A dostává šéf od Vás pravidelné zprávy?

Ano, jednou za čtrnáct dní a je velmi důležité, aby na ně reagoval. Stalo se mi, že mezi námi nebyla žádná komunikace a to pak nemá smysl. Sepíšu, kde jsme byly a kam jsme za tu dobu došly.

Máte s šéfem písemnou smlouvu?

Ano, ve smlouvě máme sepsané reporty, postup mentoringu, jak často se budeme vídat a jaké budou cíle, abychom věděli, jestli jsme je splnili.

Jak dlouho trvá zaučení nové asistentky?

Ideálně dva až tři měsíce. První měsíc se hledá a další dva měsíce je mentoring a koučink. Říká se, že mozek registruje změnu po 21 dnech, já si myslím, že je to po těch třech měsících.

Je těžké dnes najít dobrou asistentku?

Už to není, co to bylo. Dnes nepřijde na jednu pozici sto odpovědí, je to dáno také tím, že já se snažím inzerát hodně personifikovat. Snažím se udělat inzerát o tom šéfovi: jsem jaký jsem, vstávám ráno v tolik, chci mít kafe s jedním cukrem a mlékem. Aby asistentka hned od začátku věděla, do čeho jde. Vytřídí se tím životopisy a nepřijde jich tolik.

Myslíte si, že na současném pracovním trhu je vetší poptávka po zaměstnancích?

To nevím, myslím si, že lidé jsou spíš svobodomyslnější a nechtějí pro někoho pracovat osm hodin denně. Je hrozně těžké najít někoho, kdo by dýchal za firmu. Já bych hrozně ráda našla nějaký návod, jak poznat na první dobrou, že ta holka bude za šéfa dýchat. Já jsem pro toho svého byla ochotna udělat cokoliv.

Hlásí se na asistentské pozice slečny po škole, ženy po mateřské nebo spíš mezi 35 - 40 lety?

Já jsem měla svou asistentku hned po škole a bylo to perfektní. Vychovala jsem si ji k obrazu svému. Stojí to víc času a víc trpělivosti, o to lepší je pak výsledek. Nemusíte přeučovat ty chyby. Tohle bych doporučovala - po škole, bez praxe. Šéfové chtějí, aby tu praxi měla, pak se ale zase bojí mateřské. Teď jsme měli asistentku, které bylo dvacet pět let a po dvou letech práce se rozhodla, že chce podnikat. Já opravdu nedokážu říct, jaký je ideální věk. Můj kamarád má padesátiletou asistentku, která má odrostlé děti, může se naplno věnovat práci a může za firmu dýchat. To ale bohužel šéfové nechtějí vidět. Chtějí asistentku jako svoji vizitku, ukázat, jak je nádherná. Jednou jsem vybírala jen podle fotek. V prvním kole jsme vybírali vzhled a teprve až potom, co umí.

Já jsem v tom Šéfově světě první článek. Moje vize je taková, že šéf má několik světů: automobily, golf, zdraví, doutníky, dobrou kávu apod. Takže si představuji, že Šéfův svět poroste tímto směrem a všechny světy budou na jednom místě a budou tam odborníci.

Je taky náplní práce asistentky řídit soukromý život šéfa? A vyžadují to šéfové?

Záleží na stanovení pravidel na začátku. Já jsem taková byla, zařizovala jsem šéfovi i soukromé věci, a když tady nebyl, tak jsem se starala i o domácího mazlíčka. Záleží na tom, jestli to chci dělat. Já si myslím, že na takové spolupráci můžu vyrůst. Záleží vždy na tom, jaké si stanovím hranice a jestli chci za svého šéfa dýchat.

Děkuji za rozhovor. eM.