Lenka Mrázová je inspirací pro ostatní svým konáním, svými postoji a svými hodnotami. Lidem kolem dává své nápady, znalosti a energii. Je úspěšnou koučkou a mentorkou, designuje vlastní workshopy s vysokou přidanou hodnotou. 

Jak zvládnout práci v pracovní době

Autorka: Markéta Henzlová 

Dobrý den, Lenko, já mám pocit, že se v práci pořád na něco vymlouváme. Chceme lepší prostředí, odpočinkové zóny, kávovary, nápoje a pak očekáváme, že nám to půjde samo. Neměli bychom mít menší očekávání od druhých a spíš začít dělat něco sami?

Tak rozhodně ano, protože ať už jste někde zaměstnaná nebo pracujete sama na sebe, tak očekávání je to, co Vás žene dopředu. A když budu dělat čistě a pouze podle pokynů ostatních, tak mezi námi, nebude nás to bavit. Takže stanovovat si, co tam chci já.

Ano, jsem někde zaměstnaná, mám tady agendu, kterou musím vyřídit, ale většinou jsem si to místo zvolila dobrovolně a tušila jsem, jaká agenda tam bude a můžu mít i to očekávání - co kdybych na tom zkusila něco zjednodušit nebo si na tom najít jiný pozitivní bod apod.

Chci si v klidu vypít kávičku, ale přiběhne kolegyně a chce, abych ji vyslechla a poradila s problémem, který právě řeší. A nemusí to být jen pracovní. Jak mám slušně ukončit takový rozhovor do dvou minut?

Tak pokud bych opravdu měla jen ty dvě minuty, tak bych kolegyni řekla: "Mám dvě minuty a ty jsou Tvoje. Formuluj rychle otázku, s čím Ti mohu pomoci." A pak bych skutečně ten čas hlídala. A pokud je tu někdo, komu chcete pomoci, tak ne že přetáhnete, ale dejte mu šanci : "Ano, budu o tom přemýšlet, domluvme se na druhý den nebo za dva dny na půl hodině pomoci." Je to samozřejmě podle urgence - jestli je to krizovka nebo se chce kolegyně jen trochu vypovídat.

Ale sama bych se nepřipravovala o rituál kávy. Když dvě hodiny koukáte do počítače tvůrčím způsobem, tak si od toho občas potřebujete oddychnout. Právě proto, abyste měla sílu na další dvě hodiny. A ta pěti nebo desetiminutová káva, kterou strávíte jen Vy sama s vůní kávy a s myšlenkami jen sama pro sebe, tak ta Vás na další dvě hodiny nastartuje. 

Proč to zase věnovat někomu jinému? Tak ať kolegyně během dvou minut řekne, co potřebuje a podle toho si domluvíme další schůzku. Jestli to bude oběd nebo večeře a jestli je to pracovní, tak zítra ráno. Ráda vyjdu vstříct, ale nemůžu se rozkrájet, pokud mám svoje úkoly, které mají svůj termín.

Dnešním tématem je : Jak zvládnout práci v pracovní době a já tady mám maily, maily a zase maily. Co s nimi?

Naučit se je psát! Já prahnu po tom, kdy potkám někoho, kdo za každých okolností umí psát jasný, stručný, výstižný e-mail.

Kde hned v předmětu uvidím, co mám dělat a do kdy. A v prvním odstavci bude napsáno, jestli je to pro mě pro informaci, jestli mám na základě toho něco rozhodnout, jestli mám něco dodat, někam posunout, někam přijít. Že tam budou vytučněné termíny nebo napsané barevně. Když si ten e-mail rozkliknu, tak ho uvidím celý na obrazovce. A že je napsaný výstižně a já nemusím přemítat, co tím asi básník chtěl říct.

Já vím, že jsou to minutky, ale pokud máte kolem stovky e-mailů denně... pak je také důležité rozlišovat, kdo je adresát a kdo v kopii. Já se přiznám, že nemám moc ráda takové ty e-maily, kde mi kolegyně řekne :"Tam jsi byla v kopii, tak si se mohla ozvat." odesílatel, když chce moje stanovisko, tak se má včas ozvat nebo se zeptat, když si svým stanoviskem není jistý. Ale nikdo by se neměl zbavovat zodpovědnosti tím, že to pošle na vědomí dvaceti lidem.

A to je přesně ta inflace e-mailů, kterou já vidím a kterou zažíváme.

Takže jak napsat ideální e-mail ?

• Stručně.
  
• Oslovit dotyčnou osobu, aby bylo jasné, komu píšeme.
  
• Hned v prvním odstavci napsat, o co mi jde.
  
• Jednoduché, výstižné věty. Můžeme dát i odrážky nebo barevně odlišit.
  
• Jestli jsou ty informace předávány mně nebo se mám k něčemu vyjádřit.
  
• Závěr - termín do kdy udělat.
  
• Pozdrav a podpis.
  

Dnes se hodně mluví o multitaskingu, kdy děláme několik věcí najednou. Co s tím?

Tak pokud na základě multitaskingu uděláte nějakou chybu, tak ho dělat přestanete. Jeden můj kolega se pořád divil, co o tom multitaskingu pořád mluvíme, až si jednou o přestávce típnul cigaretu do šálku s kávou.

Jestliže do pošty zabalíte korespondenci, určenou klientovi B a na obálce je adresa klienta A, protože se při tom bavíte s dvěma kolegy, tak taková práce asi nemá cenu.

Já to řeknu na jednoduchém příkladě : Když jste psala maturitní písemku, odskakovala jste si k chytrému telefonu, podívat se na e-maily? Tam jste čtyři hodiny dělala v tom rytmu a soustředila se.

Podle mě je multitasking někdy také výmluva, protože se mi do nějakého úkolu zrovna nechce, nejsem na to soustředěná, nebaví mě to, takže hledám něco jiného.

Dělat práci postupně, když se vrátím k těm e-mailům, tak je vyřizovat v dávkách. Excelovskou tabulku na akci A a akci B udělat najednou a dohromady, pak si třeba vyřídit e-maily. Ale nedělat to, že si při práci na excelovské tabulce vyřídím dva e-maily apod.

Pokud pracuji v open space, tak požádat kolegy, aby za mnou chodili až po obědě a mít tak dvě hodiny na nerušenou práci.

Je to o komunikaci a vnitřní disciplíně. On se ten mail vyřídí někdy snáz, a proto mluvíme o multitaskingu.

Když děláte návrh nové smlouvy s klientem nebo návrh textů na web, tak se Vám moc nechce a hledáte, co vyřídit jiného. Ta práce ale na nás čeká a my jsme ve stresu. Taková ta rozptýlenost. Já se přiznám, že ani nemám moc ráda, když někdo má dlouhé telefonické hovory z auta.

Je možné dneska dělat pouze jednu věc v jednu chvíli?

Když chcete dosahovat špičkového výsledku, tak ano. Zkuste si udělat někdy nějakou práci, když se Vám u toho bude měřit čas. Protože potřebujete vědět, jak dlouho to trvá nebo jste podle času odměňovaná. A věřte, že v ten moment si odbíhat mentálně nebudete. Studenti na vysoké škole, když jim dávám písemky, tak si také nevyřizujou e-maily. Mají nad sebou časový tlak, takže pak myslí na ty příklady. To už přesně poznáte, když už to mají, jak jsou takoví rozptýleni. Ale těch prvních třicet minut si nikdo netroufne, že by nějak lelkoval, protože musí naplnit dvě až tři stránky údajů.

Děkuji za rozhovor.   eM.