Kristýna Stoklásková pomáhá šéfům vybrat a vyškolit asistentky. V krátkém rozhovoru ze světa asistentek poradí, jak efektivně komunikovat. Řekne vám, jaké tři vlastnosti z vás udělají perfektní asistentku.

Jak být perfektní asistentkou.

Dobrý den, Kristýno, dostala jsem dnes vynadáno od šéfa za nesplnění úkolu, na kterém měla pracovat moje kolegyně. Jak bych měla správně reagovat?

1. Řeknu, že to není moje chyba a pošlu šéfa za kolegyní.

2. Omluvím se, řeknu, že to napravím a zajdu za kolegyní, ať věc urychleně vyřídí.

3. Cítím křivdu, nikomu nic neřeknu a počkám, jestli kolegyně úkol splní.

V roli asistentky bych se určitě omluvila šéfovi a řekla, že to napravím. S kolegyní bych si to někde v pozadí vyřídila a poprosila bych jí, aby se to neopakovalo. Pokud by se to opakovalo, tak bych to šéfovi řekla. Přece jen jsme tým a nevidím důvod svalovat vinu jeden na druhého.

Teď bych se zeptala z pozice šéfa: Mám asistentku, která je po pracovní stránce perfektní, nedbá však na svůj vzhled. Má neupravené vlasy, chodí v pantoflích a kraťasech. Jak si s ní o tom promluvit, aby se neurazila?

Já začnu trošku od lesa, protože to je o dávání zpětné vazby. Zpětná vazba má vždy rozvíjet a já bych tak chtěla www.sefuvsvet.cz vést.

Jako šéf bych dala asistentce takovou zpětnou vazbu, která by ji posunula. Měla by si to vymyslet sama, protože náš mozek je uzpůsobený tak, že když si to vymyslíme sami, tak se nám to snáz dělá a lépe si to pamatujeme.

Měli by se společně zamyslet nad tím, jak se jí ve firmě líbí, jestli by něco změnila. Asistentka něco odpoví a pak bych já, jako šéf, řekla, že je tady nějaký dress code a jestli bychom ho mohli dodržovat, protože ona je mojí vizitkou a já bych si přála, aby jako vizitka vypadala co nejlépe.

Jsem asistentkou manažera ryze ženského kolektivu. Dámy se pomlouvají, chodí si ke mně pořád na něco stěžovat. Chtěla bych to změnit, ale nevím jak. Co byste mi poradila?

Je to zase o té zpětné vazbě, protože co se neřekne, to se neudělá. Jít za šéfkou, říct, co se děje, jak to vnímá ona a jak to vnímám já.

To jsme si asi úplně nerozuměly. Já jsem měla na mysli, že vedu sekretariát a mám nad sebou manažera. V oddělení je dvacet žen, které pracují pro toho manažera.

Asistentka manažera by si měla s těmi lidmi promluvit. Zeptat se, jestli chtějí pracovat v kolektivu, který při sobě drží, je spokojený v práci a má radost z práce nebo tam mít slepičárnu, kterou já nesnáším. Já jsem nikdy v takovém kolektivu nepracovala, my jsme si vždy všechno vyříkali. Co se neřekne nahlas, to se neudělá, takže určitě doporučuji o tom mluvit.

Volila byste spíš pracovní poradu nebo je lepší to řešit mimo práci, individuálně?

Pokud by se to vztahovalo na většinu, tak asi ze začátku s každou zvlášť a pak bychom se o tom hromadně pobavily.

Když jste takový rádce pro šéfy, řekněte mi, které tři vlastnosti odlišují dokonalou asistentku od průměrné?

Je to určitě důvěryhodnost. Oni si musí věřit. Šéf dělá jen to, v čem je nezastupitelný, co musí udělat jen on sám. Věřit si, aby ji nemusel kontrolovat. A to je to, co se snažím budovat mezi šéfem a asistentkou. Vztah založený na důvěře.

Za druhé musí být zodpovědná a dotahovat úkoly do konce.

A třetí je prioritizace a samostatnost. Musí si umět sama najít práci. Když tam šéf není, tak to neznamená, že mám volno, ale udělám si věci navíc.

A to je potom dokonalá asistentka.

Děkuji za rozhovor.